Teamroom erstellen und Kontakte zur Zusammenarbeit einladen
Die Zusammenarbeit mit anderen Benutzern wird Ihnen in Fabasoft Folio Cloud über Teamrooms ermöglicht. Teamrooms bieten Ihnen die Möglichkeit Zugriffsrechte (Lese-, Änderungsberechtigung oder Alle Rechte) für Ihre Kontakte und Gruppen zu vergeben.
Vorgehensweise:
- Teamroom erstellen
- Kontakte oder Teams am Teamroom berechtigen
- Teamroom mit Dokumenten, Fotos, etc. befüllen
- Einladungen zum Teamroom versenden
Um einen Teamroom zu erstellen, klicken Sie auf Ihrem Schreibtisch auf die Schaltfläche Neu oder auf die ensprechende Schaltfläche in den Tipps. Sollten Sie den Teamroom direkt in Ihrem Home-Bereich erzeugen wollen, wird Ihnen ein eigener Menüpunkt angeboten.
Wenn Sie den Teamroom in einem Ordner erzeugen wollen, verwenden Sie bitte zum erzeugen eines Teamroom den Neu-Button.
Klicken Sie auf Zusammenarbeit/Teamroom und dann auf Weiter.
Wählen Sie hier den von Ihnen bevorzugten Namen für diesen Teamroom.
Um Kontakte an diesem Teamroom zu berechtigen, schreiben Sie den Nachnamen des zu berechtigenden Kontaktes in das Suchfenster, drücken die Eingabetaste und wählen den richtigen Kontakt aus.
Sie können auch Kontakte aus Ihrer Kontaktliste Kopieren und mittels Rechtsklick > "Einfügen" zu den Teammitgliedern hinzu fügen.
Importieren oder erzeugen Sie die Dokumente, welche Sie ihren Kontakten zur Verfügung stellen möchten. Hierfür können Sie den Import-Button verwenden bzw. zum direkten Erzeugen einer Datei den Neu-Button. Bei installierten Fabasoft Folio Plug-ins ist hierfür sogar Drag and Drop möglich.
Als letzten Schritte ist es notwendig, Ihre Kontakte per E-Mail einzuladen. Klicken Sie hierfür unter der Liste des Teams auf den Button "Einladung versenden".
Sie können die Beim erzeugen des Teamrooms definierte Vorlage verwenden, oder selbst eine, für den einzuladenden Kontakt zugeschnittene Nachricht verfassen. Im Feld "An" können Sie Kontakte hinzufügen oder entfernen.
Sie haben die Möglichkeit unter "Betreff" einen eigenen Text einzufügen. Das System schlägt in diesem Fall immer den Namen des Teamroom, für den die Einladung versendet wird, vor.
Der Kontakt erhält die Einladung per E-Mail mit einem Link zu dem Teamroom. Sollte der eingeladene Kontakt noch keinen Fabasoft Folio Cloud Account besitzen, kann die Registrierung über die Login-Seite gestartet werden.
Nach diesen Schritten steht dieser Teamroom Ihnen und Ihren Kontakten zur Verfügung.