Ordner-Synchronisierung mit Fabasoft Folio Cloud

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Cloud Folder ermöglicht Ihnen Inhalte, die Sie in Fabasoft Folio Cloud speichern, mit Ihren Arbeitsplätzen zu synchronisieren. Somit haben Sie jederzeit und überall den aktuellen Stand Ihrer Daten nicht nur im Fabasoft Folio Cloud Webclient sondern auch direkt auf Ihrer lokalen Festplatte zur Verfügung.

Installation

Fabasoft Folio Cloud Plug-in installieren

Mit der Installation des Fabasoft Folio Cloud Plug-ins steht Ihnen automatisch die Funktionalität von Cloud Folder zur Verfügung. Um das Fabasoft Folio Cloud Plug-in zu installieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Geben Sie die URL https://folio.fabasoft.com/folio in die Adresszeile Ihres Webbrowsers ein, um den Fabasoft Folio Cloud Webclient zu öffnen.
2. Klicken Sie auf „Konto“.
   
   
   
   
3. Klicken Sie im Bereich Fabasoft Folio Cloud Plug-in auf „Jetzt installieren“ und folgen Sie den Schritten des Installationswizzards.
   

Nach erfolgreicher Installation wird das Benachrichtigungssymbol für Fabasoft Folio Cloud in der Windows-Taskleiste angezeigt.

Explorer-Visualisierung aktivieren

Falls die Explorer-Visualisierung nicht automatisch aktiviert werden konnte, öffnen Sie das Kontextmenü des Fabasoft Folio Cloud Benachrichtigungssymbols und führen Sie den Befehl „Explorer-Visualisierung aktivieren“ aus.

Hinweis: Es werden durch das Ausführen des Befehls alle geöffneten Explorer geschlossen.

Verwenden von Cloud Folder

Erste Schritte

In diesem Kapitel finden Sie Antworten auf folgende Fragen:

• Wie ist Cloud Folder grundsätzlich strukturiert?
  
•  Wie synchronisiere ich eine Datei bzw. einen Ordner? 

Cloud Folder bildet die Ordnerstruktur Ihres Fabasoft Folio Cloud Webclients im Dateisystem nach. Um die Struktur im Dateisystem aufzubauen, gehen Sie folgendermaßen vor:

• Führen Sie auf dem Benachrichtigungssymbol den Kontextmenübefehl „Cloud Folder öffnen“ aus. Dadurch wird der Cloud Folder Basisordner in Ihrem lokalen Dateisystem geöffnet.

Kontextmenü des Benachrichtigungssymbols

Im Kontextmenü des Fabasoft Folio Cloud Benachrichtigungssymbols stehen Ihnen folgende für den Cloud Folder relevante Befehle zur Verfügung:

•  Führen Sie auf dem Benachrichtigungssymbol den Kontextmenübefehl „Synchronisieren“ aus. Geben Sie Benutzername und Passwort Ihres Fabasoft Folio Cloud Accounts ein.

Die aktuelle Ordnerstruktur des Fabasoft Folio Cloud Webclients wird im Dateisystem nachgebildet. Dabei werden die Daten noch nicht heruntergeladen sondern nur Platzhalter (erkennbar durch die graue Umrandung) für die Elemente oberster Ebene angezeigt.

Fabasoft Folio Cloud Webclient:

Platzhalter im Dateisystem:

Um die gewünschten Elemente für das Synchronisieren zu markieren, öffnen Sie das Kontextmenü auf diesen Ordnern bzw. Dateien und führen Sie den Befehl „Synchronisieren“ aus.

Der Synchronisierungsfortschritt kann im Kontextmenü des Benachrichtigungssymbols mitverfolgt werden. Die erfolgreiche Synchronisation wird durch ein grünes Häkchen visualisiert.

Sie können nun die Dateien und Ordner sowohl im Fabasoft Folio Cloud Webclient als auch im Dateisystem bearbeiten. Das Synchronisieren, der für die Synchronisierung markierten Elemente erfolgt immer dann, wenn Sie den Kontextmenübefehl „Synchronisieren“ ausführen.

• Cloud Folder öffnen - Öffnet den Ordner im lokalen Dateisystem, der für die Synchronisierung der Daten mit Fabasoft Folio Cloud angelegt wurde.
  
• Synchronisieren/Synchronisieren pausieren - Startet bzw. pausiert den Synchronisierungsvorgang.
  
•  Anmelden - Ermöglicht das Anmelden per Zertifikat bzw. Zwei-Faktor-Authentifizierung. Hinweis: Wird für die Anmeldung Benutzername und Passwort verwendet, wird beim ersten Synchronisieren ein Anmeldedialog angezeigt. 

Symbole für die Visualisierung des Status

Nicht synchronisiert
Elemente, die sich nur am Server befinden, werden ausgegraut dargestellt. Subelemente werden nicht dargestellt.

Synchronisiert

Synchronisierte Elemente werden durch ein grünes Häkchen gekennzeichnet. Hinweis: Am Server kann sich eine bereits neuere Version des Elements befinden.

Modifiziert
Das Element wurde lokal verändert bzw. es wird gerade ein Synchronisierungsvorgang durchgeführt.

Konflikt
Elemente wurden nach dem letzten Synchronisierungsvorgang lokal und am Server bearbeitet. Die Möglichkeiten den Konflikt aufzulösen sind in Kapitel 3.4 „Auflösen von Konflikten“ beschrieben.

Fehler
Falls ein Fehler beim Synchronisieren aufgetreten ist, stehen im Kontextmenü unter „Fehler beheben“ entsprechende Befehle zur Verfügung.

Auflösen von Konflikten

Wenn Elemente nach dem letzten Synchronisierungsvorgang lokal und am Server bearbeitet wurden, entsteht beim nächsten Synchronisieren ein Konflikt. Die betroffenen Elemente werden nicht synchronisiert und mit einem Symbol wird auf den Konflikt hingewiesen.

Element am Server ansehen
Um entscheiden zu können, wie der Konflikt aufgelöst werden soll, kann die aktuelle Version des Elements am Server im Fabasoft Folio Cloud Webclient angesehen werden.
Lokale Änderungen verwerfen
Die lokalen Änderungen werden verworfen und das Element wird vom Server heruntergeladen.
Änderungen am Server verwerfen
Die Änderungen am Server werden verworfen und das lokale Element wird auf den Server hochgeladen.

Erweiterte Möglichkeiten

Im Kontextmenü von synchronisierten Elementen, stehen unter „Cloud Folder“ folgende Befehle zur Verfügung:

Im Webbrowser öffnen
Der Fabasoft Folio Cloud Webclient wird geöffnet.
Eigenschaften im Webbrowser öffnen
Die Eigenschaften des jeweiligen Elements werden im Fabasoft Folio Cloud Webclient geöffnet.
Synchronisierung nicht fortführen
Wenn Elemente bzw. gewisse Unterelemente von synchronisierten Ordnern nicht mehr synchronisiert werden sollen, kann dies mit diesem Befehl erreicht werden.
Hinweis: Die lokalen Elemente werden gelöscht und sind somit nur noch am Server verfügbar. Eventuell nicht synchronisierte Änderungen in den lokalen Elementen werden dabei verworfen.

Konfiguration in Fabasoft Folio Cloud

Welche Elemente auf welchen Arbeitsplätzen synchronisiert werden, kann auch im Fabasoft Folio Cloud Webclient festgelegt werden. Hiermit können Sie für alle Ihre Arbeitsplätze bestimmen, was synchronisiert wird, ohne dies auf jedem Rechner einzeln über den Datei-Explorer festlegen zu müssen. Um entsprechende Einstellungen durchzuführen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Geben Sie die URL https://folio.fabasoft.com/folio in die Adresszeile Ihres Webbrowsers ein, um den Fabasoft Folio Cloud Webclient zu öffnen.
   
2. Klicken Sie auf „Konto“.
   
3. Im Bereich „Einstellungen“ unter „Synchronisierung“ wird für jeden Arbeitsplatz auf dem Sie Elemente synchronisieren eine Konfigurationszeile angezeigt. 
   

Arbeitsplatz
In diesem Feld stehen alle Computer zur Verfügung, mit denen Sie sich mit Fabasoft Folio Cloud verbunden haben. Somit kann pro Arbeitsplatz (z. B. beruflich und privat) unabhängig voneinander bestimmt werden, welche Elemente synchronisiert werden.
Enthaltene Objekte
In diesem Feld werden die Objekte, die synchronisiert werden sollen, eingetragen. Diese Festlegung wird nur ausgewertet, wenn sich das Objekt direkt auf oberster Ebene am Schreibtisch befindet.
Hinweis: Wird ein Ordner synchronisiert, werden automatisch alle untergeordneten Elemente synchronisiert.
Ausgenommen Objekte
Objekte, die sich in einem synchronisierten Ordner befinden, werden nicht synchronisiert, wenn sie in diesem Feld eingetragen sind.
Hinweis: Elemente, die sich in ausgenommenen Ordnern befinden, werden ebenfalls nicht synchronisiert.